La metodología 5S es una práctica de gestión de espacios, originada en Japón, que se centra en crear y mantener lugares de trabajo eficientes, efectivos y seguros.
Esta metodología está fundamentada en cinco principios, pensados para facilitar las dinámicas de trabajo, mejorando aspectos como el uso de los espacios de trabajo, la organización, la higiene, las normas y las dinámicas de convivencia dentro de las compañías.
¿Podríamos aplicar esta metodología y beneficiarnos de sus ventajas trasladándola al entorno de trabajo digital?
¿Qué es la metodología 5S?
Empezamos por entender en qué consiste.
Es una herramienta utilizada en Lean Manufacturing para optimizar la productividad mediante el mantenimiento de un entorno de trabajo organizado y limpio.
La metodología se llama 5S por las iniciales de cinco palabras japonesas que describen sus cinco fases:
- Seiri (整理) – Clasificación: Se refiere a la práctica de ordenar, separando los elementos necesarios de los innecesarios y deshaciéndose de estos últimos.
- Seiton (整頓) – Organización: Se trata de organizar los elementos necesarios para que sean fácilmente accesibles y localizables. Cada elemento debe tener un lugar y cada lugar un elemento.
- Seiso (清掃) – Limpieza: Mantener el lugar de trabajo limpio para que sea un ambiente agradable y eficiente.
- Seiketsu (清潔) – Normalización: Crear reglas y procedimientos estándar para mantener la clasificación, orden y limpieza.
- Shitsuke (躾) – Disciplina: Mantener y revisar los estándares. Después de que los primeros 4 S se hayan implementado, deben convertirse en hábitos y continuamente mejorarse.
La metodología 5S es beneficiosa no solo para mejorar el entorno de trabajo físico, sino también para aumentar la eficiencia, la calidad del trabajo y la satisfacción del trabajador. ¿No son estos factores que nos interesan en cualquier aspecto del trabajo diario?
La metodología 5S aplicada al entorno de trabajo digital
Poner en orden un espacio de trabajo digital, puede ser similar a organizar un almacén con diferentes secciones y estanterías para distintos tipos de mercancías. Pensemos en aplicar la metodología 5S a los espacios digitales y ver no solo si es posible si no también beneficioso.
Una idea de cómo se podría hacer:
- Seiri (Clasificación): Al igual que en un entorno físico, en un espacio de trabajo digital debemos revisar el tipo de elementos con los que trabajamos: archivos, aplicaciones, datos…, y determinar cómo clasificarlos, para etiquetarlos y categorizarlos. Una aplicación rápida de esta fase, sería implementar un sistema de etiquetado de ficheros, que los clasifica inmediatamente. También podríamos clasificar los archivos y aplicaciones en función de su frecuencia de uso, tipo, proyectos en los que se utilizan, etc
- Seiton (Organización): Al igual que un almacén bien organizado facilita el acceso a los productos, un espacio de trabajo digital debe estar estructurado de manera que sea fácil de navegar y buscar en él. Decidir dónde se almacena cada tipo de contenido, en qué herramienta y con qué estructura. Por ejemplo, ¿haremos carpetas y subcarpetas? ¿Dejaremos todo a un mismo nivel y aplicaremos el etiquetado para buscar? ¿Ponemos las aplicaciones que se usan más frecuentemente más a mano.
- Seiso (Limpieza): En un almacén, la limpieza regular es fundamental para mantener el espacio de trabajo en buen estado. De manera similar, en un entorno de trabajo digital, es necesario realizar limpiezas periódicas (automáticas o manuales) para eliminar archivos obsoletos, duplicados o innecesarios y mantener las plataformas al día. Aplicado también a la actualización de aplicaciones y sistemas … Pero también este paso puede incluir la revisión y optimización de los procesos de trabajo digital para garantizar una operación eficiente y efectiva.
- Seiketsu (Normalización): Justo como en un almacén donde las reglas y procedimientos son claros y se siguen constantemente, en un espacio de trabajo digital, también deben establecerse normas y procedimientos claros. ¿Cuál será el sistema de nomenclatura? Hay que tomar decisiones, por ejemplo cómo y cuándo archivar documentos, o cómo colaborar en documentos compartidos.
- Shitsuke (Disciplina): En un almacén, todos deben seguir las reglas y mantener el orden. Lo mismo ocurre en un espacio de trabajo digital, donde todos los usuarios deben comprometerse a seguir las normas establecidas y a mantener el orden. Además de evangelizar y formar regularmente, en la medida de la posible estas reglas deberían ser de aplicación automática. Y también tener mecanismos de control para asegurar que se siguen las normas y recoger feedback para mejorarlo.
Objetivos de aplicar la metodología 5S en el entorno de trabajo digital
Aplicar la metodología 5S en el entorno de trabajo digital también busca fomentar la utilidad, el orden y la eficiencia, al igual que en un espacio de trabajo físico. Sin embargo, en un entorno digital, esto se traduce en una mejor gestión de los datos, archivos y flujos de trabajo digitales.
- Mejorar del desempeño individual y colectivo: Al aplicar la metodología 5S a nuestros entornos de trabajo digitales, podemos mejorar nuestra eficiencia y productividad, reduciendo la pérdida de tiempo buscando archivos mal clasificados o perdidos. Esto no solo mejora el desempeño de las personas de manera individual, sino también el rendimiento colectivo del equipo.
- Fomentar una cultura digital de orden y eficiencia: A través de la implementación de la metodología 5S en el espacio de trabajo digital, podemos fomentar una cultura de orden y eficiencia que se extiende más allá de nuestras estaciones de trabajo físicas. Este enfoque disciplinado hacia la gestión de nuestros recursos digitales ayuda a mejorar las relaciones y la colaboración entre los miembros del equipo.
- Innovación y eficiencia: La metodología 5S puede ayudar a las organizaciones digitales a diferenciarse de la competencia. A través de la innovación, la eficiencia y la mejora de la productividad, las organizaciones pueden ofrecer un producto o servicio superior. Esto puede ser especialmente útil en el caso de las empresas que trabajan principalmente con productos o servicios digitales.
- Mejor gestión de las crisis: En un mundo cada vez más digital, la capacidad de gestionar las crisis de manera eficiente es esencial. La implementación de la metodología 5S en nuestros entornos de trabajo digitales puede ayudar a mejorar nuestra capacidad de respuesta y adaptación ante situaciones inesperadas.
¿Cómo hacerlo con Microsoft 365?
¿Podríamos encontrar funcionalidades y herramientas de Microsoft 365 que nos puedan ayudar a aplicar esta metodología de las 5S en un espacio de trabajo digital? Pensando rápidamente ya veo muchas opciones, tanto con OneDrive, como con Teams y especialmente con SharePoint que nos podrían ayudar a ello.
Y también podríamos pensar en aplicar esta metodología para uso individual, se me ocurre cómo gestionar nuestro Outlook siguiendo estas fases. Una idea podría ser:
Lo siento por la confusión, aquí tienes una versión revisada de la analogía de la metodología 5S aplicada a Outlook:
- Seiri (Clasificación): En Outlook, este primer paso consistiría en analizar y clasificar los tipos de correos electrónicos que recibes y envías. Estos podrían categorizarse según diversos criterios, como la importancia, el asunto, el remitente o el proyecto relacionado. En este paso, se trata de identificar y pensar en cómo clasificar los correos, sin hacer ninguna acción concreta aún.
- Seiton (Organización): Una vez hayas decidido cómo clasificar tus correos electrónicos, puedes comenzar a organizarlos en Outlook. Para ello podrías pensar en crear carpetas distintos proyectos o tipos de correos, o usar etiquetas de color para ayudar en la clasificación y la priorización. Piensa también en las funcionalidades de búsqueda y filtros de Outlook, que pueden ayudar al acceso rápido a los correos electrónicos más importantes.
- Seiso (Limpieza): Este paso en Outlook implica la eliminación regular de correos electrónicos innecesarios, la limpieza de la carpeta de elementos enviados y la eliminación de contactos obsoletos. También el uso del archivado.
- Seiketsu (Normalización): La normalización en este caso, si es para uso individual, tendrías que dirigirla a establecer reglas automáticas para gestionar los correos entrantes y los salientes, por ejemplo mover correos específicos a determinadas carpetas o marcar correos de ciertos remitentes como importantes.
- Shitsuke (Disciplina): Mantener la disciplina en Outlook implicaría ser constante en las normas y procedimientos que te has establecido. Y revisarlas si notas que alguna cosa no acaba de funcionar.
Próximamente: como aplicar esta metodología 5S y cómo utilizar las herramientas de Microsoft365 para ello.
¡Espero que te sirva!
