Confieso que tengo casi una obsesión con la compartición de enlaces a archivos en el correo electrónico.
Y justo el otro día trabajábamos con un cliente en el impacto de negocio que puede llegar a tener utilizar los adjuntos en lugar de utilizar los enlaces.
La verdad es que resultó un listado interesantísimo de puntos a favor de esta buena práctica. Así que aquí los reescribo y comparto:
💾 Aumento del espacio de almacenamiento
Adjuntar archivos grandes a los correos electrónicos puede consumir rápidamente el espacio de almacenamiento, especialmente si varios usuarios lo hacen con frecuencia. Esto puede dar lugar a problemas con las cuotas de correo electrónico y eventualmente interrupción en el servicio.
↘️ Disminución del rendimiento
También puede ralentizar el proceso de envío y recepción, lo que lleva a una disminución de la productividad y eficiencia de los usuarios. Esto puede ser especialmente frustrante para los usuarios que dependen del correo electrónico como herramienta de comunicación principal.
🔒 Riesgos de seguridad
Enviar archivos como adjuntos aumenta el riesgo de vulneraciones de datos o acceso no autorizado a información confidencial. Al enviar un enlace al archivo en su lugar, los usuarios pueden controlar más fácilmente quién tiene acceso al archivo y pueden revocar el acceso si es necesario.
😞 Pérdida de productividad
Si los usuarios no pueden enviar enlaces a archivos, es posible que para archivos grandes tengan que utilizar otros métodos de compartición, como plataformas externas o unidades USB. Esto puede, además de ser peligroso, causar una disminución de la productividad.
🌍 Sostenibilidad
Enviar archivos grandes como adjuntos puede consumir una cantidad significativa de datos y recursos. Si los usuarios no pueden enviar enlaces a archivos en su lugar, pueden estar contribuyendo a una huella de carbono más grande y potencialmente dañando el medio ambiente.
💻 Transformación digital
Las empresas ser más digitales y eficientes en sus operaciones. La imposibilidad de enviar enlaces a archivos puede obstaculizar este proceso y evitar que la organización abrace plenamente las herramientas y procesos digitales. Esto puede ralentizar el proceso de transformación digital, evitando que la organización obtenga todos los beneficios de la digitalización.
Creo que es importante considerar esta buena práctica a la hora de compartir documentos a través del correo electrónico, especialmente con personas de nuestra propia empresa pero también con personas externas a ellas como clientes y proveedores.
¿Se te ocurre alguna ventaja más? ¿Algún inconveniente que podríamos tener en este caso?
¡Espero que te sirva!
