Es día diez y la factura de un cliente sigue sin cobrar. Toca escribirle un correo amable pero firme. Mañana tocará otro, y el mes que viene, los mismos de siempre.
Reclamar facturas es una tarea de las de toda la vida en cualquier departamento, y en las pequeñas empresas se nota todavía más. Por eso me sirve de ejemplo: se puede resolver con IA de cuatro maneras muy distintas, y lo único que cambia es cuánto le dejamos hacer a ella y cuánto nos quedamos nosotros.
Licencias. Copilot Chat lo usas con tu cuenta de trabajo. Copilot Cowork y Copilot Studio dependen de las licencias y los permisos que tu organización tenga activados, y algunas funciones pueden estar en versión preliminar y cambiar. Antes de probarlo, comprueba con tu administrador qué tienes disponible.
Las pantallas del vídeo son una interfaz simulada con datos ficticios, pensada para enseñar el recorrido. La que tú veas en tu organización puede variar.
Nivel uno: asistir
Aquí la IA es un ayudante al que le pedimos tareas sueltas. Abres Copilot Chat y le pides el correo de reclamación de una factura:
Redacta un correo para reclamar a Reformas Alameda la factura F-0412 de 5.900 €, vencida el 8 de agosto. Tono cordial pero firme.Te devuelve un borrador y lo envías desde Outlook, que ya viene integrado en la herramienta. Es lo más sencillo para empezar y no hay que preparar nada. La tarea la sigues llevando tú, factura por factura.
Nivel dos: delegar un proceso completo
Aquí ya no le das una tarea, le marcas el objetivo: reclamar las facturas que están vencidas. Copilot Cowork lo desglosa en tareas y las ejecuta por separado, encadenadas.
Parte de un Excel con todos los datos. Revisa la hoja, redacta cada recordatorio según el retraso de la factura y, antes de enviar los correos, te pide permiso. Tú sigues decidiendo, pero ya no escribes los correos uno a uno.
Nivel tres: construir algo que usáis una y otra vez
Ahora no pides un resultado, creas una herramienta para ti y para tu equipo. En el ejemplo, una aplicación conectada al Excel que está en SharePoint, donde ves los cobros pendientes y reclamas cada uno con un clic.
La diferencia con el nivel anterior es que ya no es una conversación: es una herramienta que está ahí, a mano de todo el equipo, y que podéis usar una y otra vez.
Nivel cuatro: automatizar
El último nivel funciona solo, cuando ocurre algo o a la hora que tú decidas. Con Copilot Studio, el proceso se pone en marcha cuando entra una factura vencida: busca el contacto correspondiente, redacta el recordatorio y una persona lo aprueba en Teams antes de enviarlo.
Ojo. Aunque el proceso sea automático, el envío lo aprueba una persona.
Mismo caso, cuatro niveles
| Nivel | Herramienta | Qué haces tú | Qué hace la IA |
|---|---|---|---|
| Asistir | Copilot Chat | Pides el correo y lo envías | Redacta el borrador |
| Delegar | Copilot Cowork | Marcas el objetivo y das permiso | Revisa el Excel y redacta cada recordatorio |
| Construir | Una aplicación con el Excel de SharePoint | Reclamas con un clic | Muestra los cobros pendientes |
| Automatizar | Copilot Studio | Apruebas en Teams | Detecta la factura, busca el contacto y redacta |
A medida que bajas por la tabla, la IA llega más lejos y tú delegas más. En cada escenario nos toca decidir qué herramientas podemos usar y cuál es la mejor manera de usarlas, y la respuesta no tiene por qué ser siempre la última fila.
Truco. Prueba esto hoy mismo: elige una tarea que repites cada semana y escribe, en una línea por nivel, qué haría la IA y qué harías tú. Te darás cuenta enseguida de en cuál te compensa quedarte.
¿En qué nivel resuelves tú hoy tus tareas repetitivas? Cuéntamelo en los comentarios.
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