Hay un patrón que se me repite bastante a menudo, casi siempre después de enseñar algo en una sesión:
«Anda, no sabía que con Copilot se podía hacer eso.»
«Ni yo tampoco, pero lo he probado.»
Y no lo digo por quedar bien ni por hacerme la modesta. Es literalmente así. La mayoría de los ejemplos que acabo compartiendo por aquí no salieron de una lista de funcionalidades ni de una sesión de formación: salieron de tener algo que hacer, pararme un segundo antes de empezar y preguntarme si aquello podía salir de otra manera.
Creo que esa pausa es lo más útil que he incorporado en estos años. Y me parece mucho más importante que cualquier truco concreto que pueda contarte.
Aviso. Los ejemplos con Copilot dentro de PowerPoint, Word u Outlook necesitan licencia de Microsoft 365 Copilot. La idea de fondo de este artículo, en cambio, te sirve con cualquier herramienta que tengas a mano, incluida Copilot Chat.
La pregunta que me hago antes de empezar
Tengo que hacer algo. Antes de ponerme, pienso si eso podría salir más rápido, mejor o de una manera distinta con ayuda de la IA.
Ya está. No hay más método que ese, y te aseguro que no me reservo ratos en el calendario para investigar. Hazlo antes de arrancar, en ese hueco en el que normalmente empezamos en automático porque llevamos años haciendo esa tarea de la misma forma.
A esto se le llama «AI first mindset» y perdona que lo suelte en inglés, que sabes que no me gusta nada. Vendría a ser algo así como una mentalidad orientada a la IA, aunque reconozco que traducido pierde bastante y suena a curso caro. Llámalo el reflejo de preguntártelo, que se entiende igual.
La segunda pregunta, que me ha costado más
Durante bastante tiempo insistí en una idea: usa la IA solo para tareas que ya sepas hacer tú. Si no sabes hacerlo, tampoco sabrás decir si el resultado es bueno.
Sigo creyendo que tiene sentido, pero cada vez menos de forma literal. Con modelos mejores, herramientas mejores y más experiencia usándolas, he cambiado la regla por otra:
No uses la IA solo para cosas que sepas hacer. Úsala para cosas que sepas validar.
La diferencia parece pequeña, pero no lo es. Yo no necesito saber crear una buena presentación desde cero para pedir una primera versión. Tampoco necesito ser quien redacte una propuesta completa. Lo que sí necesito es ser capaz de detectar si falta algo importante o si encaja para el cliente al que va.
Una es saber hacer algo desde cero. La otra es saber comprobar si lo que tengo delante sirve. Para trabajar con ayuda de la IA necesitas la segunda, y resulta que la segunda es mucho más alcanzable de lo que parece.
Así que la pregunta completa que me hago ahora son dos:
- ¿Esto podría salir más rápido, mejor o de otra manera con ayuda de la IA?
- Si sale, ¿voy a poder comprobar si está bien antes de usarlo?
La segunda es la que decide cuánto me puedo fiar y cuánto trabajo me queda por delante después. Y su respuesta cambia según el tipo de tarea que estés haciendo.
Hay resultados que compruebas en diez segundos: un enlace o funciona o no funciona, una suma cuadra o no cuadra. Y hay otros en los que comprobar cuesta tanto como el trabajo: una recomendación sobre un tema que no dominas, un cálculo del que no sabes de dónde salen los supuestos, un texto legal.
Que te lo explique de forma convincente no es comprobarlo. Estas herramientas escriben igual de bien cuando aciertan que cuando se equivocan, y el tono nunca te va a avisar de cuál de las dos cosas está pasando.
Lo bueno es que ese trabajo de entenderlo lo puedes hacer con la propia IA. Pedirle que te explique lo que no sabes, que te diga en qué datos se apoya y cuáles son estimaciones suyas, que te ponga un ejemplo, que te haga preguntas para ver si te has enterado de verdad. No necesitas dominar toda la especialidad antes de empezar: puedes ir aprendiendo mientras haces el trabajo.
Lo que no puede hacer por ti es aprender, eso sigue siendo cosa tuya y cuesta el rato que cuesta.
Truco. Antes de dar por bueno algo importante, intenta explicárselo a alguien sin mirar el documento. Si no te sale, todavía no lo has entendido, por muy bien escrito que esté. Y si vas a defenderlo en una reunión, esa prueba te la van a hacer igual pero en directo.
Cuánto dejo en sus manos
Puestos a hacerme preguntas antes de empezar, hay una tercera que me ahorra disgustos: qué parte de esto puede hacer ella y dónde tengo que meterme yo sí o sí. Lo decido antes de arrancar, no a mitad.
Me fijo en cuatro cosas, y esto es igual para cualquier herramienta:
- Qué probabilidad hay de que se líe. Casi siempre depende de lo que le falte saber de mi cliente o de mi empresa. Si no se lo he contado yo, asumimos que no lo sabe.
- A quién afecta si sale mal. Un borrador para mí y una propuesta que va a un cliente no llevan la misma revisión, aunque tarde lo mismo en producirlos.
- Si puedo deshacerlo. No es lo mismo probar algo con una copia de unos datos que tocar los originales.
- Hasta dónde puede llegar sola. A veces resuelve la tarea entera y a veces solo me busca información o me deja un primer borrador. Las dos cosas valen.
La cuarta es la que más me ha cambiado la forma de trabajar. Durante un tiempo empezaba las cosas a mano y, a media tarea, me daba cuenta de que buena parte la podría haber hecho ella. Ahora intento arrancar al revés: empiezo pidiéndole ayuda y voy viendo hasta dónde llega y desde dónde sigo yo.
Ojo. Que te ayude a preparar las respuestas no significa que estén comprobadas. La IA también se equivoca explicando y corrigiendo. Cuando algo no te cuadre, vuelve al documento original.
Una que yo daba por imposible
Te cuento la última, que es un buen ejemplo precisamente porque yo estaba convencida de que no iba a salir.
Di una charla y, por falta de tiempo, no llegamos a ver un vídeo que tenía preparado. Quedé con los asistentes en que se lo dejaría enlazado en las diapositivas y se lo mandaría después. Hasta aquí, nada especial: lo normal habría sido abrir la presentación, buscar el enlace en YouTube, generar el QR, copiarlo y pegarlo a mano.
Al ponerme, se me ocurrió preguntarle a Copilot si podía hacerlo él sin que yo saliera de PowerPoint.
Pues funcionó. Te pongo el vídeo tal y como lo grabé (2 minutos en medio cortados):
Fíjate además en que este caso es de los fáciles de comprobar: miras la diapositiva que el QR esté bien colocado, compruebas el enlace del QR y ves si lleva al vídeo. Treinta segundos de verificación para un trabajo que no sabía si se podía hacer. Esa proporción es la que hace que merezca la pena intentarlo.
Y aquí viene lo que de verdad quería contarte, porque no va de la funcionalidad. Me temo que esa función concreta no la vamos a usar de manera habitual ni el uno por ciento de quienes estáis leyendo esto. Lo interesante es otra cosa: yo, que me dedico a esto todos los días, tenía metido un límite en la cabeza que ya no existía. Si eso me pasa a mí, imagina el tamaño del límite imaginario que llevamos puesto los demás.
Muchas veces la frontera que nos frena no es la de la herramienta. Es la que dibujamos nosotros en nuestra cabeza y lo que probamos hace un tiempo y no funcionó.
Cómo va esto de verdad
Siendo honesta, contado así parece que pruebo cosas y salen. No es eso lo que pasa.
A veces funciona a la primera. Otras veces funciona después de replantear el prompt, porque lo que fallaba era cómo lo estaba pidiendo yo. Otras hay que cambiar el enfoque por completo. Y bastantes veces sencillamente no sale: te devuelve un veinte por ciento de lo que necesitabas y el resto lo acabas haciendo tú.
Ese veinte por ciento, por cierto, a mí me sigue pareciendo mucho. No es lo mismo empezar con una quinta parte hecha que empezar con la página en blanco, que es donde de verdad se nos va el tiempo.
Un caso que hace seis meses daba pena puede estar hoy al sesenta por ciento, y dentro de unos pocos meses salir perfecto. No porque tú hayas aprendido a pedirlo mejor, que también, sino porque los modelos mejoran y las plataformas que los usan mejoran con ellos.
Y ojo con esto, cuanto más capaz es la herramienta, más importante es el humano para revisar y validar.
Truco. Cuando algo no te funcione, no lo descartes: apúntalo en una nota con la fecha del día. Dentro de seis meses vuelve a probar los tres o cuatro casos que tengas guardados. Alguno habrá empezado a funcionar sin que nadie te avisara.
¿En qué nos ayuda entonces?
Cuando llevas un tiempo haciéndote la pregunta, te das cuenta de que lo que va apareciendo no es todo del mismo tipo.
| Qué consigues | Un ejemplo |
|---|---|
| Lo mismo, más rápido | Crear una presentación en PowerPoint, con el diseño corporativo |
| Lo mismo, mejor | Revisar una oferta buscando lo que falta antes de enviarla |
| Lo mismo, de otra manera | Hablarle por el micrófono cinco minutos y pedirle que ordene mis notas, me proponga mejoras, y genere a partir del encargo |
| Algo que antes no hacías | Crear Dashboards interactivos en HTML a partir de un fichero de Excel |
| Dejar de hacer algo | Dejar de tomar notas en las reuniones y activar la transcripción |
Todos los casos tienen que estar pensados para cambiar cómo trabajas, porque son cosas que no hacías ni por falta de ganas ni de capacidad, sino porque no cabían en la semana o porque ni se te había ocurrido que se pudieran hacer.
Y fíjate en que el cuarto nivel es justo el que me estaba perdiendo con mi consejo de empezar solo por lo que dominas. Ahí es donde la segunda pregunta se vuelve imprescindible: cuanto menos sepas del asunto, más tiempo tendrás que dedicar a entender lo que te ha devuelto antes de usarlo. Ese rato forma parte del trabajo, no es tiempo perdido.
«Es que no tengo tiempo de ir probando cosas»
Esto me la dicen mucho, y lo entiendo. Nadie tiene una tarde libre para ponerse a investigar por gusto.
Pero fíjate en que yo tampoco voy buscando cosas que probar. Casi todo lo que he acabado usando de forma habitual apareció trabajando, con una tarea concreta delante y con prisa. No hubo exploración ni curiosidad: hubo una necesidad y se me ocurrió comprobar si aquello podía ayudarme.
Y si haces las cuentas, sale a favor aunque falles bastante. A veces pierdes diez minutos. Otras te ahorras una hora. Y de vez en cuando descubres que eres capaz de hacer algo que ni sabías que era posible, que es justo lo que acaba diferenciando a dos personas con el mismo puesto y las mismas herramientas.
Así que la próxima vez que tengas algo entre manos, prueba a parar un segundo antes de empezar. Solo eso. A ver qué te encuentras.
Y si descubres algo que a mí se me ha escapado, cuéntamelo, que para eso estamos.
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