Le pides a Copilot una infografía de la nueva normativa el resultado está bien, pero no parece de tu organización: los colores no son los vuestros, la tipografía tampoco y falta el logotipo. Para que Copilot cree con tu estilo existen los kits de marca.
Un kit de marca reúne en un mismo sitio los logotipos, los colores, las fuentes, las imágenes y la voz de tu organización, y Copilot los aplica al crear pósters, banners, imágenes o presentaciones. Aquí te cuento qué incluye, desde dónde se usa, cómo se crea paso a paso y quién puede compartirlo, publicarlo o limitar su creación.
Lo explico con un kit de ejemplo con el estilo de IKEA, en este vídeo. Debajo tienes lo mismo, por partes y con capturas.
Licencias y permisos. Los kits de marca requieren una licencia de Microsoft Copilot Premium.
Un apunte de nombres: aquí uso Microsoft 365 Copilot, pero en ocasiones lo verás como Microsoft Copilot. Si ves las dos formas, hablan de lo mismo.
Qué es un kit de marca y para qué sirve
Un kit de marca es una colección de elementos y pautas aprobados de una organización. Copilot los aplica cuando eliges el kit, de modo que no hace falta repetir los colores, el tono o el logotipo en cada petición. En el editor encontrarás ocho apartados:
| Apartado | Qué guardas en él |
|---|---|
| Logotipos | Los archivos del logotipo, en PNG, JPG o SVG. |
| Plantillas | Plantillas de PowerPoint, Word, Excel y Designer. Con el cumplimiento estricto de la marca, Copilot solo usa los diseños aprobados y no crea otros nuevos. |
| Fuentes | Las tipografías de título, subtítulo y cuerpo del texto, que cargas como archivos .ttf u .otf. |
| Colores | Una o varias paletas, con el código hexadecimal de cada color. |
| Imágenes | Fotografías e imágenes aprobadas. |
| Iconos | Iconos estandarizados para usarlos de forma coherente. |
| Voz de marca | Un texto libre con el tono y las reglas de estilo. |
| Capacidades | Aptitudes que se añaden al kit. |
La ventaja principal es la coherencia: los carteles, las imágenes y las presentaciones salen con el estilo de la organización sin que cada persona tenga que describirlo, y el trabajo de todo un equipo se parece entre sí. Además, se dedica menos tiempo a corregir colores y fuentes a mano.
La documentación de Microsoft añade otras ventajas: Copilot puede extraer las pautas de marca de plantillas y guías que ya tengas, y las revisas antes de publicarlas; el Brand Reviewer propone correcciones con un clic en colores, fuentes, logotipos, imágenes y diseño; y se pueden usar recursos aprobados de SharePoint, OneDrive, bibliotecas de recursos de la organización y gestores de activos de terceros sin descargarlos. No aparecen en el vídeo, así que te las cuento tal como las describe Microsoft.
Una organización puede tener varios kits, por ejemplo uno por submarca o por línea de producto, y elegir uno u otro según el documento. Y si todavía no tienes definidos tus colores, tus fuentes y tu tono, antes de montar el kit te servirá mi artículo Qué es un Design System y cómo te puede ayudar.
Desde dónde puedes usar un kit
El kit se elige en el momento de crear. Hay tres puntos de entrada:
- En Crear, debajo del cuadro donde escribes la petición, está el botón Marca y color. Eliges el kit y Copilot lo aplica al póster, al banner o a la imagen que generes.
- En el editor de diseño, al abrir un resultado de Crear para retocarlo, aparece la pestaña Marca y, en el panel, Marca y color con el nombre del kit aplicado.
- En PowerPoint, abres el panel de Copilot, pulsas el botón + y eliges la opción de seleccionar marca (Select brand). Copilot usa las plantillas, los colores, las fuentes y los recursos aprobados del kit. Esta vía no aparece en el vídeo.
Cómo crear tu primer kit, paso a paso
El kit de ejemplo es personal y está en mi entorno de demostración. Usa el logotipo que IKEA publica en su web, los colores de ikea.es, tres fuentes Noto Sans (una fuente abierta, en lugar de la versión propia de IKEA) y tres imágenes generadas con Copilot. IKEA es una marca de Inter IKEA Systems B.V.: la uso solo para esta demostración y no es un kit oficial de la marca.
- Abre Crear desde el menú de aplicaciones de Copilot, los nueve puntos de la parte superior.
- Pulsa Más…, elige Kits de marca y después Agregar kit de marca. Ponle un nombre.
- En Logotipos, sube el archivo del logotipo (PNG, JPG o SVG).
- En Colores, escribe el código hexadecimal de cada color.
- En Fuentes, carga los archivos .ttf u .otf de título, subtítulo y cuerpo, y confirma que tienes derechos de uso.
- En Voz de marca, describe con tus palabras el tono y las reglas de estilo.
- De vuelta en Crear, pulsa Marca y color y elige el kit.
- Escribe tu petición y revisa el resultado.
Los kits ya creados aparecen como tarjetas. En el menú de tres puntos de cada una puedes editarla, cambiarle el nombre, duplicarla, eliminarla o compartirla.
Puedes subir más de un logotipo y crear más de una paleta de colores.
Las fuentes requieren los archivos y el derecho a usarlos, por eso Copilot pide marcar una casilla de confirmación. En la voz de marca no hay formato: escribes con tus palabras cómo habla y cómo se ve la marca.
En el ejemplo, el cartel sale con la paleta azul y amarilla del kit, y el panel lateral indica cuál se ha aplicado.
Truco. Si ya tienes un kit parecido, prueba la opción Duplicar del menú de tres puntos para partir de él en lugar de empezar de cero.
Tres tipos de kit: personal, compartido y oficial
No todos los kits los ve la misma gente. Hay tres tipos, según quién puede usarlos:
| Tipo | Quién lo ve | Dónde aparece |
|---|---|---|
| Personal | Solo quien lo crea | Pestaña Usuario |
| Compartido | Las personas que elige quien lo crea, con los permisos que les da | Pestaña Usuario |
| Oficial | Todo el tenant | Pestaña Organización |
Un kit nuevo es personal. Para compartirlo, abre el menú de tres puntos y elige Compartir: tú decides con quién y con qué permisos. El kit de IKEA del ejemplo es personal, por eso está en la pestaña Usuario y no en Organización.
Responsables de marca: quién publica los kits oficiales
Cualquier usuario puede crear kits personales y compartirlos, pero publicar un kit oficial es otra cosa. Editar, renombrar y actualizar los kits oficiales está reservado a los responsables de marca, y es el administrador quien los designa. Una vez publicado, el kit queda disponible para todas las personas del tenant en la pestaña Crear de microsoft365.com.
Esto es lo que tiene que hacer el administrador:
- Crear un grupo de seguridad habilitado para correo, con las personas que podrán publicar como miembros.
- Entrar en config.office.com con una cuenta de administrador.
- En Personalización → Administración de directivas, abrir la directiva del tenant (la que se aplica a todos los usuarios), buscar Rol elevado para administradores de marca (Elevated role for Brand Managers) y habilitarla.
- Escribir la dirección de correo del grupo de seguridad, aplicar los cambios, revisar y publicar.
- Comprobar que el ámbito es el tenant y, con Reordenar prioridad, dejar la directiva con prioridad 0.
Pasadas hasta 24 horas, los miembros del grupo ven el botón Publicar en sus kits. Solo ellos pueden publicar y editar kits oficiales; los propietarios del grupo únicamente administran el grupo. Si algo no funciona, revisa las tres condiciones: ámbito del tenant, prioridad 0 y el grupo de seguridad correcto. Según Microsoft, el rol de administrador de aplicaciones de Office (Office Apps admin) también puede crear estas directivas.
Cómo limitar quién puede crear kits
Hay una segunda directiva, independiente de la anterior, para las organizaciones que quieren más control. Se llama Restringir la creación de kits de marca (Restrict brand kit creation) y se configura también en config.office.com, con un grupo de seguridad habilitado para correo. Cuando está habilitada, solo los miembros de ese grupo pueden crear kits. El resto sigue usando los kits publicados y generando contenido con marca, pero no ve la opción de crear uno.
Si activas las dos directivas, esto es lo que puede hacer cada persona:
| ¿En el grupo de creación? | ¿Es responsable de marca? | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| No | No | No puede crear ni editar kits. |
| Sí | No | Puede crear kits personales, pero no publicarlos como oficiales. |
| No | Sí | No puede crear ni editar kits. |
| Sí | Sí | Puede crear kits personales y publicar kits oficiales. |
Fíjate en la tercera fila: un responsable de marca que no esté en el grupo de creación no puede hacer nada. Con las dos directivas activas, para publicar un kit oficial hace falta cumplir las dos condiciones. Y si alguien fuera del grupo recibe un kit compartido con permiso de edición, solo podrá verlo.
La directiva de creación no cambia quién puede usar los kits oficiales ya publicados. Microsoft la presenta como opcional, para organizaciones que necesitan un control más estricto sobre los recursos de marca. Deduzco que, si no se activa, cualquier usuario con licencia puede crear kits; la documentación no lo dice con esas palabras.
Si quieres empezar, te recomiendo un kit personal sencillo, con el logotipo, los colores y las fuentes, y probarlo en Crear antes de plantearle uno oficial a tu equipo de IT. ¿Qué sería lo primero que meterías en el tuyo: el logotipo, la paleta o la voz de marca? Te leo en comentarios.
Referencias: Create and manage official Brand kits in the Microsoft Copilot app (artículo de soporte de Microsoft), Enterprise brand manager policy setup y Set up the Restrict brand kit creation policy (Microsoft Learn). Los tres están en inglés.
¡Espero que te sirva!
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