¿Tu empresa se llama Technopy SA pero en la transcripción de la reunión aparece como “Techno Pizza”? ¿O cuando hablas de OneDrive lo identifica como «Juan drive»?
Sí, pasa más de lo que crees. Y la buena noticia es que ahora tiene solución gracias al diccionario personalizado de Copilot en Teams.
Con esta nueva función, los administradores pueden subir un listado de palabras clave —siglas, acrónimos, tecnicismos o nombres de proyectos— y Copilot se encargará de reconocerlas correctamente tanto en directo como en la transcripción final de la reunión.
¿Por qué es importante un diccionario personalizado?
Cada organización maneja su propio lenguaje: desde acrónimos internos hasta nombres de productos imposibles de adivinar para una IA entrenada con datos genéricos.
El problema es que esos términos se transcriben mal, generando confusión y obligando a perder tiempo corrigiendo actas.
Con el diccionario personalizado:
- Las palabras propias de tu organización se reconocen siempre.
- Copilot entiende tecnicismos y nombres poco comunes.
- La transcripción se ajusta en directo y también se corrige al finalizar la reunión.
Un pequeño detalle que marca la diferencia para ganar precisión, claridad y profesionalidad en cada acta.
Requisitos previos
Antes de lanzarte, necesitas cumplir algunas condiciones:
- Tener el rol de administrador de IA en el centro de administración de Microsoft 365.
- Que los usuarios dispongan de una licencia base de Microsoft 365 compatible, una licencia de Teams y una de Microsoft 365 Copilot.
- Estar inscritos en la versión pública de prueba de Teams.
Cómo funciona el diccionario personalizado
El diccionario es un archivo en formato CSV (texto plano con codificación UTF-8) que contiene una lista de términos clave.
Cada entrada puede incluir:
- Término obligatorio (la palabra o acrónimo).
- Cómo suena (para mejorar el reconocimiento de pronunciaciones).
- Versión larga de un acrónimo.
- Definición o contexto.
Esto da flexibilidad para capturar tecnicismos de forma clara.
💡 Consejo: solo el administrador puede actualizar el diccionario y subir nuevas versiones.
Ejemplo de diccionario
Un CSV con términos podría verse así:
| Término | Cómo suena | Versión larga | Definición |
|---|---|---|---|
| TAC | TÍ-EI-SÍ | Teams Admin Center | Portal de administración de Teams |
| TAT | TÍ-EI-TÍ | Turn Around Time | Métrica de soporte |
| Viva Glint | VÍ-VA-GLINT | — | Parte de Microsoft Viva |
Ejemplos prácticos en español
Aquí tienes 10 ejemplos más adaptados al español, tal y como sonarían en una reunión y cómo los añadirías al CSV:
| Término | Cómo suena | Versión larga | Definición y contexto |
|---|---|---|---|
| MTR | EME TE ERRE | Microsoft Teams Rooms | Dispositivo de salas de reuniones Teams |
| SLA | ESELEA | Service Level Agreement | Acuerdo de nivel de servicio |
| KPI | CAPÍ | Key Performance Indicator | Indicador clave de rendimiento |
| CRMX | CÉ ERRE EMEX | Customer Relationship Manager X | Plataforma interna de gestión de clientes |
| QBR | CUBIÉR | Quarterly Business Review | Revisión trimestral del negocio |
| OKR | OCAERRE | Objectives and Key Results | Sistema de objetivos y resultados |
| ContosoPay | CONTOSOPEI | — | Sistema de pagos digital de la empresa |
| RafapisaAI | RAFAPISAÉI | — | Motor de IA para análisis de datos |
| DevOps360 | DEVOPS TRES SESENTA | — | Plataforma interna de despliegue continuo |
| HRConnect | HACHE ERRE CONECT | — | Portal interno de recursos humanos |
Cómo subir tu propio diccionario
Tienes todo detallado en la página oficial aquí https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/copilot-custom-dictionary
- Inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft 365.
- Ve a Copilot > Configuración.
- Selecciona Copilot Custom Dictionary.
- Descarga la plantilla CSV desde el portal.
- Rellena tus términos siguiendo el formato.
- Guarda el archivo en CSV UTF-8 (delimitado por comas).
- Vuelve al portal, selecciona tu archivo y el idioma correspondiente.
- Sube el diccionario y espera hasta 24 horas para que esté disponible en Teams.
Mejores prácticas para optimizarlo
- Incluye nombres de proyectos, productos, acrónimos y jerga habitual.
- No uses signos de puntuación innecesarios en los términos.
- Crea versiones localizadas para cada idioma.
- Divide frases largas en términos individuales.
- Usa Copilot para generar sugerencias de “Cómo suena” y descripciones.
- Evita abreviaturas muy cortas, números o repeticiones absurdas (tipo “AAA”).
Seguridad de los datos
Tranquilidad absoluta:
- El diccionario solo se usa dentro de tu organización.
- Nadie externo puede acceder a él.
- No se utiliza para entrenar modelos de IA globales.
Escenarios compatibles
✅ Funciona en:
- Reuniones programadas.
- Webinars.
- Town halls.
❌ No funciona en:
- Llamadas 1:1 o de grupo.
Una mejora pequeña pero poderosa
Un detalle como este puede parecer menor, pero marca una diferencia enorme en la productividad:
- Reuniones mejor documentadas.
- Menos tiempo perdido corrigiendo.
- Actas más claras y fiables.
Esta es una de esas funciones que no sabías que necesitabas… hasta que sabes que existe.