Con esta serie de tres artículos quiero que veas cómo Copilot puede convertirse en un cerebro digital, ese sistema creado por Tiago Forte para almacenar, conectar y recuperar toda tu información importante. Te dejo enlace a su libro «Buliding a second brain» (Construyendo un segundo cerebro) en Amazon que es muy inspirador.
Así que vemos un concepto que ya existía , y que ahora las herramientas de Inteligencia Artificial están reinventando.
Porque no tenemos que retener información, con estos sistemas podemos trabajar con el contenido que ya tenemos, y convertirlo en algo que nos permita hacer consultas y generar entregables, manteniendo siempre el hilo del proyecto y la coherencia entre conversaciones.
Ese es el punto de partida de esta serie en tres entregas, donde divido el cerebro digital en tres superpoderes muy concretos:
- Para ordenar tu caos → con Copilot Notebooks (esta edición y también en LinkedIn)
- Para automatizar tareas repetitivas → con Prompts programados y Agentes de Copilot
- Para personalizar tu experiencia → con Copilot Memory
Copilot Notebooks: Ordena tu caos mental (y digital)
Hay un tipo de tarea que desgasta especialmente: cuando tienes mucha información, pero en sitios distintos, desordenados y seguramente con partes duplicadas.
Copilot Notebooks (o Cuadernos) está pensado exactamente para solucionar eso: convertir todo ese conjunto de datos en una base de trabajo clara y estructurada, centralizando todo en un espacio donde las respuestas que te da Copilot siempre tengan en cuenta tu información.
Aquí muestro paso a paso un caso de uso y un montón de ideas con otros ejemplos que espero que te inspiren.
Ejemplo de Cuaderno: Apoyo para evaluar la viabilidad de la franquicia de la Empresa Frondoso)
Situación: Estás preparando un modelo de franquicia para Frondoso, una marca especializada en jardines de interior, muros verdes y soluciones biofílicas para oficinas y hoteles. La idea es escalar el modelo a través de franquicias en ciudades con alta densidad urbana y sensibilidad hacia el diseño natural. Has reunido presentaciones, benchmarks de negocios similares, cifras financieras, correos con inversores y reuniones con el equipo fundador… pero toda la información está repartida y desconectada.
Paso 1: Crea tu notebook del proyecto
- Ve a microsoft365.com/copilot
- En el menú izquierdo, selecciona «Notebooks» (o «Cuadernos»)
- Crea uno nuevo:
- Por ejemplo: Frondoso – Evaluación modelo de franquicia
Paso 2: Añade todas las fuentes de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint y Loop) o páginas web. Hasta 100.
En un cuaderno puedes reunir diferentes tipos de contenidos para que Copilot los tenga en cuenta como base de sus respuestas.
De momento podemos trabajar con estos tipos de archivos: documentos de Word (.docx), hojas de Excel (.xlsx), presentaciones de PowerPoint (.pptx), archivos PDF, páginas de Loop y páginas de OneNote.
Cuidado, puedes añadir muchos documentos, pero ten en cuenta que solo los 20 primeros se usan como base directa de contexto. Puedes añadirlos desde:
- Archivos de OneDrive → cualquier documento que ya tengas guardado en tu nube de Microsoft 365.
- Archivos sugeridos → Copilot te muestra una lista de ficheros que pueden ser relevantes para tu proyecto.
- Búsqueda → localiza un archivo escribiendo su nombre.
- Subida directa → incorpora un archivo desde tu ordenador.
- Enlaces → añade vínculos a archivos de Microsoft 365 (por ejemplo, un Word o un Excel en tu organización). No funcionan los enlaces web genéricos.
De esta forma, puedes combinar en un mismo cuaderno presentaciones, informes, datos financieros, manuales o actas de reuniones, y tenerlo todo centralizado.
Por ejemplo, para mi proyecto de viabilidad y modelo de franquicia de Frondoso, he escogido estos:
- Presentación_Modelo_Frondoso_Franquicia_v1.pptx – una presentación con la narrativa de marca y propuesta de franquicia
- Benchmark_negocios_verdes_urbanos.docx – una comparativa con negocios similares en diseño biofílico
- Economía_unidad_Frondoso_Q2.xlsx – excel detallado con márgenes, costes de instalación, ROI estimado
- Manual_Servicio_Frondoso.docx – proceso completo de captación, diseño, instalación y mantenimiento
Después de subir el contenido, tardarán unos 10 minutos en estar disponibles para las consultas (te lo aviso por si durante ese tiempo te da la impresión que no están funcionando).
Paso 3: Piensa en otros orígenes interesantes
Ahora es cuando puedes acabar de nutrir con otros contenidos: correos, conversaciones de Teams, reuniones (que se hayan grabado), pueden ser referenciadas también así que puedes utilizarlas.
- Correo: «Datos operativos y perfil de cliente – análisis franquicia Frondoso»
- Reunión: «Evaluación preliminar del modelo Frondoso (12 de junio de 2025)»
De momento, localízalos, y luego te cuento como usarlos en tus consultas.
Paso 4: Las instrucciones del cuaderno
Este va a ser el paso más distinto según el objetivo del cuaderno. Y muy importante.
Porque las instrucciones deben ser la guía que haga que Copilot actúe como si formara parte de tu equipo, sirven para definir el rol que quieres que dentro del proyecto. Y hay que pensarlas con cariño.
Como las instrucciones afectan a todas las conversaciones dentro de ese cuaderno, permiten que Copilot mantenga la coherencia en sus respuestas (y esto para mí es super importante).
Entonces, en las instrucciones, le explicas qué estás haciendo, cómo puede ayudarte y de qué manera debe comportarse. Es decir, le das el máximo contexto.
✍️ Qué deben incluir las instrucciones del cuaderno:
1️⃣ Contexto claro y conciso. Explica brevemente en qué consiste el proyecto. ¿Qué estás trabajando? ¿En qué punto estás? ¿Qué tipo de información tienes ya recopilada?
2️⃣ Objetivo principal del cuaderno. Describe qué decisión o resultado quieres conseguir con la ayuda de Copilot. Es el “para qué” de este cuaderno. Por ejemplo:
- Decidir cuál es el mejor modelo de franquicia.
- Redactar una propuesta estratégica.
- Preparar un informe completo de evaluación.
- Validar la viabilidad de una campaña o iniciativa.
- Seleccionar candidatos para una posición abierta.
3️⃣Tareas que esperas que haga Copilot. Aquí detallas las acciones concretas que esperas que realice para ayudarte a alcanzar ese objetivo. Por ejemplo:
- Analizar documentos y resúmenes.
- Detectar incoherencias o vacíos de información.
- Comparar propuestas o escenarios o CVs.
- Redactar esquemas, informes o presentaciones.
- Redactar una propuesta de respuesta a una licitación pública.
- Identificar qué partes de un manual deben actualizarse según nueos procedimientos.
4️⃣Estilo y tono deseado. Indica si quieres que el contenido generado tenga un tono profesional, cercano, técnico, inspirador… y si está dirigido a un público concreto (comité interno, inversores, equipo, cliente…).
5️⃣Criterios o limitaciones clave. Aclaraciones importantes que debe tener en cuenta Copilot. Por ejemplo:
- No inventar datos si no están en los documentos.
- Priorizar la claridad sobre la exhaustividad.
- Tener en cuenta riesgos, restricciones legales o económicas.
6️⃣Tipo de materiales que vas a subir. Informa a Copilot sobre el tipo de archivos que encontrará. Esto le ayuda a contextualizar mejor.
7️⃣Modo de colaboración ideal. Explica cómo quieres trabajar con Copilot:
- ¿Prefieres que proponga ideas?
- ¿Que resuma antes de responder?
- ¿Que trabaje por fases o que sea más directo? Define el estilo de interacción que te resulta más útil.
Te recomiendo que reutilices las instrucciones en diferentes cuadernos que tengan objetivo común. Por ejemplo, si vas a crear cuadernos para evaluar la viabilidad de un franquiciado, y vas a crear uno diferente para cada posible franquiciado. Es ideal que siempre pongas en ellos las mismas instrucciones, que las reutilices.
Por ejemplo, estas para evaluar y diseñar el modelo de negocio de franquicia, en general. Si queremos hacerlas más específicas para el caso concreto que estamos evaluando, podríamos añadirle más detalles particulares.
Actúas como asistente experto en diseño y evaluación de modelos de franquicia.
Contexto:
Estoy desarrollando el modelo de franquicia de una empresa. Dispongo de materiales repartidos (presentaciones, benchmarks, hojas de cálculo, correos y resúmenes de reuniones) y necesito ayuda para estructurar y validar la propuesta de expansión.
Objetivo:
Diseñar y validar un modelo de franquicia claro, escalable y viable, y preparar los materiales para la toma de decisiones (resumen ejecutivo, comparativas y plan 30-60-90).
Tareas:
- Leer los documentos y extraer información relevante.
- Detectar vacíos de información, incoherencias o riesgos críticos previos al lanzamiento.
- Proponer estructuras de presentación (one-pager para dirección o inversores, checklist de madurez, fases de implantación).
- Redactar borradores de presentaciones, informes y materiales de apoyo.
- Formular preguntas clave (perfil de franquiciado, estructura de cánones y royalties, soporte, procesos centralizados, rentabilidad).
- Sugerir buenas prácticas y comparativas con modelos de franquicia cuando se detecten patrones útiles.
- Construir, si procede, una matriz de decisión con criterios, pesos y recomendación argumentada.
- Identificar quick wins, riesgos y mitigaciones.
Estilo y tono:
Profesional, práctico y orientado a decisiones. Claro y directo, evitando jerga. Cuando sea posible, usar título y tres bullets por recomendación.
Criterios y limitaciones:
No inventar datos. Si faltan, indicarlo y proponer cómo obtenerlos o estimarlos (mínimo viable). Priorizar claridad sobre exhaustividad. Considerar restricciones legales, de privacidad y económicas. Citar la fuente (documento, diapositiva o página) en cifras o afirmaciones clave.
Materiales y alcance:
Presentaciones corporativas, modelos financieros, estudios de mercado, benchmarks sectoriales, correos con inversores y resúmenes de reuniones. Algunos materiales pueden estar desordenados o incompletos; el alcance incluye ordenar, sintetizar y señalar lagunas relevantes.
Colaboración:
Trabajar por fases: diagnóstico, comparativas, propuesta. Resumir hallazgos antes de recomendar. Ofrecer dos alternativas cuando proceda y una recomendación justificada. Formular preguntas antes de avanzar si hay ambigüedades.Tienes aquí otro post monográfico de «Cómo crear buenas instrucciones para los Cuadernos de Copilot» donde te pongo muchísimos ejemplos esperando que te inspiren.
Paso 5: Lanza tus consultas
Ahora ya tienes todo listo para empezar a realizar preguntas.
Piensa en peticiones que te ayuden a diseñar mejor tu proyecto, o bien a generar contenido que formará parte del entregable o a realizar comparativas. Esta parte es muy específica del caso de uso, así que te pongo un par de ejemplos pero los que te van a servir de verdad son los que se te ocurran a ti.
Un prompt para investigar y analizar:
¿Qué riesgos existen al franquiciar este modelo de negocio y cómo podría mitigarlos desde el diseño inicial?Se vería así:
Y otro prompt para generar la estrategia:
Aquí fíjate que además uso contenido de las reuniones y de correos previos.
Basándote en todo el contenido de este cuaderno, la reunión /"Evaluación preliminar del modelo Frondoso (12 de junio de 2025)" y el correo /"Datos operativos y perfil de cliente – análisis franquicia Frondoso" redacta una estrategia de franquicia para Frondoso que incluya:
1. Diagnóstico del modelo actual y principales fortalezas
2. Recomendación de modelo de franquicia más adecuado (servicio con marca, modelo mixto, microfranquicia)
3. Comparativa con 2-3 negocios similares en el ámbito de diseño verde o mantenimiento urbano
4. Plan de expansión por ciudades (criterios ambientales, demográficos y de estilo de vida)
5. Argumentario para captar franquiciados comprometidos con la estética, la sostenibilidad y la rentabilidad
Presenta el texto como si fuera la narrativa base de una presentación a comité de dirección o fondo de inversión.
DEBES identificar posibles contradicciones entre lo que buscan los inversores y lo que plantea el equipo fundador.De esta manera, cuando tu cuaderno ya tiene toda la información reunida, es el punto de partida para lo que necesites: un pitch para inversores, un dosier para potenciales franquiciados o una presentación interna para el comité.
Lo importante es que Copilot ya tiene todo el contexto y te devuelve conversaciones consistentes, que luego puedes dar forma en el formato que mejor encaje. Y si sumas nuevas fuentes, el cuaderno va creciendo sin perder el hilo.
Aquí, obviamente, puedes usar todo el resto de funcionalidades de Copilot, como crear diagramas:
Próximamente: FAQs y Brief.
También podrás generar directamente contenido tipo FAQs (preguntas frecuentes) basadas en el contenido y resumen rápido de todo el Cuaderno.
💡 Extra: Resumen en formato audio
¿Y si pudieramos convertir ese contenido en un audio profesional para compartirlo por Teams o reproducirlo de camino a la oficina?
Pues con un botón:
Y lo tienes listo como si fuera un podcast interno. Sirve para tu jefe, para nuevos miembros del equipo, para repasar antes de una reunión. Y lo mejor: todo basado en tu notebook. Sin inventos. Sin perder contexto.
Puedes escuchar el audio en la imagen.
Otras ideas para usar Notebooks.
Aquí te traigo otros ejemplos de Cuadernos que podrías crear y algunos prompts ejemplo.
1. Para organizar los comités de dirección
Agrupa las actas anteriores, KPIs clave, presentaciones de áreas y temas pendientes. Lanza prompts como:
Resume los puntos no resueltos de los últimos 3 comités y sugiéreme en qué orden deberían tratarse este mes.2. Para preparar licitaciones o concursos públicos
Centraliza los pliegos, requisitos técnicos, documentación legal y referencias anteriores.
Crea un checklist con todo lo que necesitamos para esta licitación y señala qué documentos nos faltan.
3. Para redactar una memoria anual corporativa
Sube informes mensuales, comunicados internos, resultados financieros y notas de prensa.
Dame un esquema de la memoria anual con hitos destacados, cifras clave y visión de futuro.
4. Para planificar una reestructuración de equipos
Añade evaluaciones de desempeño, organigramas, encuestas internas y conversaciones de RRHH.
Detecta duplicidades de rol y propón una nueva estructura más ágil y con menos solapamientos.
5. Para lanzar una campaña de marketing multicanal
Incorpora briefings creativos, estudios de audiencia, contenidos previos y análisis de competencia.
Propón un calendario de campaña de 6 semanas con ideas de posts, canales ideales y objetivos por fase.
6 Para preparar un onboarding para nuevos empleados
Agrupa manuales internos, grabaciones de sesiones clave, preguntas frecuentes y políticas internas.
Organiza este contenido en una ruta de bienvenida por semanas, destacando lo esencial para cada rol.
7. Para diseñar una estrategia ESG o de sostenibilidad
Incluye informes de impacto, políticas actuales, benchmarks del sector y compromisos previos.
Haz una propuesta de plan ESG a 3 años con prioridades por trimestre y métricas de seguimiento.
8. Para redactar un informe de due diligence en fusiones y adquisiciones
Sube contratos, informes financieros, auditorías y análisis de riesgos.
Resume los principales riesgos identificados y propón acciones correctivas para cada uno.
9. Para gestionar un evento corporativo de gran formato
Incluye propuestas de proveedores, correos logísticos, ideas creativas y datos de asistentes.
Haz un cronograma completo desde hoy hasta el día del evento, con responsables y tareas por bloque.
10. Para preparar una sesión de formación interna
Agrupa materiales previos, feedback de sesiones anteriores, dudas comunes y objetivos del equipo.
Propón una sesión de 90 minutos con estructura, dinámicas y materiales visuales, centrada en [tema].🔜 En la próxima edición…
Nuestro Copilot empieza a actuar solo: cómo programar prompts automáticos para que trabajen por ti.
Genial apunte, Magda. Uno más.
Y los ejemplos que has indicado para usar cuadernos son claros y numerosos. Gracias.
Ahora te expongo mis dudas.
Como yo creo que los activos digitales (en el caso de los cuadernos, las referencias) han de estar debidamente ubicados, con una política de permisos diseñada, un criterio de nomenclatura… Todo ese material que vamos a proporcionar al cuaderno, creo que lo ubicaría previamente en SharePoint.
Y después lo añadiría al cuaderno.
Si incorporamos las referencias «a pelo» en el cuaderno (subiendo archivos directamente desde nuestro equipo, adjuntos que nos hayan venido en un email…).. ¿Dónde y cómo se almacenan para futuras consultas o búsquedas?
Por otro lado… Si ya tengo todas esas referencias en SharePoint, puedo montarme un agente personalizado… ¿Qué diferencia práctica hay entre un agente personalizado en SharePoint y un Cuaderno en Copilot Chat?
Aparte…
Mencionas en el artículo que se pueden incorporar a las referencias Correos, reuniones y… conversaciones de Teams…
He verificado los dos primeros. Sencillo. Pero no he visto cómo incorporar como referencia un chat o un canal de Teams. Y me parece que sería muy interesante.
Saludos
Hola Rafa!
Por lo de tener todo en SharePoint, super recomendable. Aunque en realidad todo lo que subamos «a pelo» también pasa a la nube, mucho más limpio tenerlo identificado en un site o carpetas dentro de uno, sobre todo para controlar quien puede acceder.
Y he revisado, y efectivamente veo que TODAVÍA no está disponible para todo el mundo la referencia a conversaciones y canales – lo tendremos próximamente todos.
Mil gracias por pasarte! Abrazo!
Magda.