WhatsApp tiene una nueva funcionalidad: las etiquetas de miembro. Es una pequeña descripción que aparece junto a tu nombre dentro de un grupo, y lo interesante es que puedes poner una diferente en cada uno.
Yo ya las he estrenado. En el grupo de MujeresTech soy Magda Teruel de Microsoft, en el de la clase de Lluna soy la mamá de Lluna y en el de la protectora soy la humana de Bikila y Tina. Soy la misma persona, pero en versiones diferentes, porque lo que le interesa saber de mí a cada grupo no tiene nada que ver. 😊
Siendo honesta, en el grupo del cole me parece de lo más práctico que ha sacado WhatsApp en tiempo, porque llevamos varios cursos juntas y todavía hay veces que veo un mensaje y pienso «¿y esta de quién es madre?». Y en grupos grandes, como el de MujeresTech, donde somos 681 y no todas nos conocemos, ayuda muchísimo a saber quién es quién.
Ponerla es muy sencillo: entras en la información del grupo, vas a la lista de miembros y junto a tu nombre aparece Añadir etiqueta de miembro. Escribes cómo quieres que te conozcan en ese grupo y pulsas Guardar.
Ojo. WhatsApp te avisa de que la etiqueta la ven todos los miembros del grupo y cualquier persona que se una más adelante, así que piensa un poco qué pones.
Y cuando la vi, lo primero que pensé fue: «Anda, pero si esto lo tenemos en Teams desde hace años».
Yo las usé mucho en su momento, pero me costaba que la gente les viera la utilidad. Las creábamos, las enseñaba, y la respuesta solía ser algo como «vale, ¿pero esto para qué lo quiero?». A día de hoy conozco pocos equipos que las utilicen, y creo que con el ejemplo de WhatsApp se entiende mucho mejor para qué sirven. A ver si esta vez conseguimos que se usen también en Teams.
Te lo cuento en este vídeo de poco más de un minuto y, debajo, tienes el paso a paso.
En el trabajo también tenemos varias versiones
En el trabajo nos pasa lo mismo que en los grupos de WhatsApp. Puedes ser champion de Copilot, hablar francés, estar de guardia esta semana y acompañar a una compañera que acaba de incorporarse, todo a la vez. Y cuando alguien te busca, normalmente no te busca por todo eso junto, sino por una de esas versiones.
La diferencia es que en Teams la etiqueta, además de decir quién eres, sirve para avisar de una sola vez a todas las personas que la tienen.
«Tengo que avisar a los champions, ¿quiénes eran?». Seguro que te suena: acabas buscando nombres uno por uno, cruzando los dedos para no dejarte a nadie, o avisando a todo el equipo por algo que solo les interesa a cinco personas.
Con una etiqueta, escribes «@Champions Copilot, ¿qué dudas os están llegando esta semana?» y la notificación les llega solo a ellos.
¿Qué etiquetas crearía yo?
Aquí solemos caer en la tentación de copiar el organigrama, pero para avisar a un departamento ya tenemos canales, equipos y listas de distribución. Donde las etiquetas funcionan de verdad es para agrupar a personas que comparten algo que no aparece en el organigrama.
Por ejemplo:
- Champions Copilot, para las personas de distintas áreas que ayudan a sus compañeros con Copilot: «@Champions Copilot, ¿qué dudas se están repitiendo?»
- Guardia, para quien esté de guardia en ese momento: «@Guardia, hay una incidencia con la VPN».
- Francés, para quienes pueden atender en francés: «@Francés, ¿alguien puede atender mañana a un cliente de Lyon?»
- Aprobación gastos, para quienes aprueban las solicitudes: «@Aprobación gastos, tenéis tres pendientes».
- Mentores, para quienes acompañan a otros compañeros: «@Mentores, el lunes llegan dos incorporaciones, ¿quién se anima?»
Ninguna de ellas es un departamento: una es un rol, otra un turno, otra un idioma, otra una responsabilidad y otra una forma de ayudar.
Y, como en WhatsApp, una misma persona puede tener varias. Cuando abres la lista de etiquetas de un equipo, Teams te enseña arriba las que tienes tú. En mi caso son tres, Champions Copilot, Francés y Mentores, que vienen a ser mis versiones dentro de ese equipo.
Truco. Si en tu equipo usáis la app Turnos, Teams puede asignar etiquetas como Guardia automáticamente según quién esté trabajando. Si no la usáis, tendréis que crearla a mano y actualizarla cada vez que cambie la guardia.
Cómo se crea
Es más sencillo de lo que parece. Las capturas son de Teams en inglés, pero te dejo cada opción con su nombre en español.
- Pasa el cursor por encima del equipo, selecciona Más opciones (…) y elige Administrar etiquetas.
- Pulsa Crear etiqueta, ponle un nombre, una descripción si ayuda, y añade a las personas del equipo.
- En un canal, escribe @ y las primeras letras de la etiqueta. Teams te la sugiere y te dice a cuántas personas va a avisar.
El nombre admite hasta 40 caracteres, con letras, números, espacios y hasta emojis. Aun así, yo los haría cortitos: con escribir @Cha ya me aparece Champions Copilot, y Francés se encuentra mucho antes que «Personas que hablan francés».
Si entras en una etiqueta, ves quién la tiene y puedes añadir o quitar personas cuando cambie el grupo. Y si en lugar de escribir en el canal prefieres hablar solo con ellas, desde ahí mismo abres un chat con todas esas personas, sin tener que buscarlas una a una. También te sirve empezar un chat nuevo y escribir el nombre de la etiqueta en Para.
Lo que conviene saber
«¿Y si creo Mentores, Teams encuentra solo a los mentores?». Pues no. Las etiquetas personalizadas hay que crearlas y asignar a las personas a mano, y cada una vive dentro de su equipo, así que la Champions Copilot que crees en un equipo no aparecerá en los demás.
Aviso. Si no ves Administrar etiquetas, puede que tu organización las tenga desactivadas o que solo las puedan gestionar las personas propietarias del equipo. En ese caso, pregúntales a ellas.
Y por si te lo preguntas, estos son los límites:
| Límite | Máximo |
|---|---|
| Etiquetas por equipo | 200 |
| Personas por etiqueta | 200 |
| Etiquetas por persona en un mismo equipo | 25 |
| Caracteres del nombre | 40 |
En el día a día es difícil llegar a ellos, pero si tienes una comunidad de champions muy grande, ojo con las 200 personas.
Un último matiz: la etiqueta sirve para avisar, no para esconder. Si la mencionas en un canal, el mensaje lo sigue viendo todo el que tenga acceso a ese canal; lo único que cambia es a quién le llega la notificación.
¿Por cuál empiezas?
Si te animas a probarlas, piensa en ese grupo de personas al que mencionas una y otra vez, escribiendo siempre los mismos nombres. Esa es tu primera etiqueta. Y que alguien se encargue de mantenerla al día, porque si empieza a avisar a quien ya no está, dejaremos de usarla enseguida.
Pruébala con tu equipo y, si os funciona, compártelo con otros equipos, que igual tampoco las estaban usando.
¿Cuál sería la primera etiqueta que crearías tú? Te leo en comentarios.
¡Espero que te sirva!
Deja una respuesta