Hoy quiero presentarte una funcionalidad que quizá no vayas a usar todos los días, pero que puede cambiarte la forma en que organizas documentos en SharePoint: el Knowledge Agent.
Este agente es un asistente con tecnología de IA integrado en SharePoint que te ayuda a poner orden, enriquecer contenido y preparar tus bibliotecas para que funcionen mejor con Copilot y otros agentes inteligentes.
¿Qué es el Knowledge Agent?
El Knowledge Agent es un asistente impulsado por IA que se integra directamente en SharePoint para:
Analizar el contenido de tus sitios, páginas y librerías.
Sugerir columnas de metadatos basadas en el contenido real.
Ayudar a organizar, estructurar y enriquecer tus documentos para que sean más fáciles de encontrar y de explotar por otras herramientas de IA como Copilot.
Cómo lo puedes usar paso a paso
Te muestro un vídeo con esta demo.
Estoy en una carpeta de mi SharePoint donde guardo los gastos del mes: tickets, recibos en PDF, fotos de justificantes…
1. Abre el Knowledge Agent desde el botón flotante.
Le digo:
“Basándote en los documentos, crea columnas con datos de estos documentos”.
2. El agente se toma unos segundos para analizar el contenido real de los archivos.
3. Nos propone columnas útiles.
Aquí ha detectado que en función de mi contenido (gastos) Fecha, Importe y Distancia recorrida son columnas útiles.
La de distancia no me sirve → la elimino.
4. Guardamos y el agente empieza a autorrellenar los metadatos leyendo dentro de los PDFs y las imágenes.
Ahora con todos los documentos, extrae fechas y cantidades (las columnas que hemos decidido añadir) automáticamente y transformamos documentos planos en datos estructurados.
5. Ajustes manuales
Si hay algo que no cuadra (por ejemplo, importes en dólares), lo edito manualmente y listo: tarifa en euros validada.
Los nuevos documentos también recibirán los metadatos
Ahora mi carpeta está organizada y, además, los nuevos documentos que suba también recibirán metadatos automáticamente.
Esto es gasolina para la IA
A primera vista puede parecer solo una tarea de organización: añadir columnas, completar metadatos, ordenar documentos, pero además tenemos otra ventaja.
Cuando conviertes documentos sueltos (PDFs, imágenes, tickets escaneados) en datos estructurados, estás haciendo que la información deje de ser opaca para la IA.
Copilot no “lee” los documentos como lo hacemos las personas y trabaja mucho mejor cuando la información está etiquetada, clasificada y normalizada.
Y sí: esto es gasolina para la IA.
Otros usos útiles del Knowledge Agent
Además de organizar librerías con metadatos de forma automática, el Knowledge Agent también puede ayudarte a:
Mantener tu sitio actualizado
Detectar y sugerir páginas obsoletas o inactivas para retirarlas.
Encontrar y corregir enlaces rotos.
Identificar vacíos de contenido donde quizá necesitas añadir información.
Mejorar la calidad del contenido
Analizar contenido para mejorar su estructura general y hacerlo más “Copilot-ready”, es decir, preparado para que otras IA lo utilicen.
Preparar grandes volúmenes de datos
Si tienes sitios con muchas páginas o librerías muy cargadas, el agente puede sugerir reglas y vistas inteligentes basadas en patrones de contenido (esto es especialmente útil en entornos corporativos con mucha información distribuida).
¿Qué necesitas para usarlo?
Para poder usar el Knowledge Agent en SharePoint necesitas:
Una licencia de Microsoft 365 Copilot.
Permisos de edición en el sitio donde están los documentos.
Tener activada la funcionalidad (está en vista previa, y tu administrador de SharePoint puede necesitar habilitarla).
Quédate con…
El Knowledge Agent no es algo que quizás uses a diario… pero cuando lo necesitas realmente marca la diferencia.
Especialmente en sitios o librerías con mucho contenido, te ahorra tiempo, mejora la calidad de tus datos y prepara todo para que Copilot y otros agentes puedan trabajar de verdad con tus documentos.
