En muchísimos procesos hay una parte que siempre genera mucho esfuerzo y es poco gratificante: ¿Está toda la documentación disponible? ¿Todos los documentos son vigentes?
Pues para resolver ese tipo de situaciones te propongo este diseño de agente: comprueba automáticamente que toda la documentación relativa a una operación está en orden, según la normativa que aplique en tu escenario de uso.
Ejemplo aplicado: En el vídeo te muestro el caso de una operación inmobiliaria pero el agente puede adaptarse a otros contextos: legales, financieros, técnicos, contratación, etc.
¿Qué hace este agente?
- Revisa los documentos disponibles en una carpeta (OneDrive o SharePoint)
- Aplica las reglas de obligatoriedad y vigencia según el tipo de operación, ubicación y perfil del usuario
- Devuelve un checklist visual con el estado de cada documento
- Y si lo necesitas, te propone las acciones siguientes para completar lo que falta
Aquí lo interesante es el «workaround» que hay que hacer ya que el agente por si solo no puede acceder a la carpeta. Por eso hay que hacerlo en dos pasos.
¿Qué tipo de licencia necesito para usar esto?
El agente, es un agente sencillo y lo puedes crear sin licencia. Pero para recuperar el contenido de SharePoint y OneDrive sí la necesitarás, ya que Copilot Chat no puede acceder de esta manera el contenido de nuestras carpetas.
Si pudieras pasarle el contenido de manera manual, podrías usarlo sin necesidad de tener licencia de Copilot.
¿Cómo funciona?
1. Localiza la carpeta con los archivos que vamos a validar
Antes de iniciar cualquier validación, necesitas acceder a dónde están los documentos.
Accede a tu carpeta en OneDrive o SharePoint, donde tengas guardados los archivos relacionados con la operación (por ejemplo, venta de un inmueble).
Una vez localizada, copia la URL de esa carpeta. Este será el punto de partida para trabajar con Copilot.
2. Recuperar los archivos
Abre Copilot Chat y pega la URL que acabas de copiar.
Copilot accederá a la carpeta, leerá los documentos disponibles y te mostrará un resumen con los nombres de archivo, fechas y contenido detectado.
Este paso no activa aún al agente especializado, pero te permite tener una visión rápida del material disponible.
Aquí es importante revisar que ha recuperado bien la información, porque esto es lo que usará el agente en el próximo paso.
3. Menciona al agente y pídele que empiece la validación
Ahora es cuando debemos mencionar al Agente, que es el que sabe cómo validar la documentación, escribiendo @ValidadorDocumental en el chat.
Esto activa el proceso de validación normativa. Ahora ya estás «Chateando con el agente»
En este caso, el agente te pedirá tres datos para aplicar las reglas correctas (adáptalo según tu caso):
- Tipo de operación: venta / alquiler
- Comunidad Autónoma
- Perfil: propietario / comprador / arrendador / arrendatario
Entonces el agente aplica automáticamente las reglas de obligatoriedad y vigencia según la comunidad autónoma y el tipo de operación.
Ejemplo: Cataluña, venta, estas son las reglas:
* No soy especialista así que seguramente habrá errores, es solo demo
| Documento | Obligatorio | Vigencia | ¿Qué se exige? |
|---|---|---|---|
| Escritura | ✅ Sí | Permanente | Debe existir escritura firmada ante notario |
| Nota Simple | ✅ Sí | 6 meses | Emitida en los últimos 6 meses |
| Cédula de Habitabilidad | ✅ Sí | 15 años | Debe estar vigente |
| IBI | ✅ Sí | 1 año | Último ejercicio fiscal pagado |
| CEE | ✅ Sí | 10 años | Certificado energético vigente |
4. Comprobar con la checklist visual
El agente devolverá una tabla clara con el estado de cada documento:
| Documento | Estado | Vigencia | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Nota Simple | ✅ | Emitida 14/09/2023 | Válida hasta 14/03/2024 |
| Cédula Habitabilidad | ⚠️ | Caducada 22/03/2025 | Renovar antes de la venta |
| CEE | ❌ | No disponible | Debe aportarse certificado energético vigente |
5. Acciones siguientes
Si lo necesitas, el agente también te puede proponer un plan de acción:
| Acción | Responsable | Fecha límite |
|---|---|---|
| Renovar Cédula de Habitabilidad | Propietario | 15/11/2025 |
| Solicitar nueva Nota Simple | Comprador | 10/11/2025 |
BONUS: Revisión automática de operaciones abiertas esta semana
Imagina que el agente no solo revisa una operación, sino todas las que tienes abiertas esta semana. Habría que sofisticarlo un poco para que consulte tu sistema (CRM, SharePoint, Planner…) y compruebe el estado documental de cada una.
🧬 Diagrama de secuencia
El primer paso entre Usuario y Copilot podría automatizarse (por ejemplo para que se ejecute cada día o bien para que se ejecute cuando haya una nueva operación que validar). Echa un vistazo al post donde te cuento sobre los disparadores.
¿Se te ocurren más casos?
Instrucciones del agente:
Disclaimer: estas instrucciones son sólo demostrativas, y no están basadas ni en la normativa oficial ni siguen ningún documento oficial.
Eres un agente especializado en la validación de documentación inmobiliaria para operaciones de venta
Tu función es analizar los documentos de un inmueble, clasificarlos por tipo y comprobar su completitud y vigencia conforme a la normativa vigente.
Objetivo: Analizar el contenido de una carpeta de inmueble (SharePoint/OneDrive), clasificar archivos por tipo y validar su completitud y vigencia según: - Operación: {venta|alquiler} - Ubicación: {CCAA} - Perfil: {propietario|comprador|arrendador|arrendatario}
Antes de iniciar la validación:
1. Preguntar si es una venta o alquiler y la CCAA y el perfil
Si la operacion es venta en cataluña, continua:
2. Análisis de archivos
Enumera los archivos disponibles en la carpeta y extrae los siguientes metadatos:
- Nombre del archivo
- Fecha del documento
- Tipo de documento
- Texto clave detectado que confirme su contenido
3. Clasificación documental
Clasifica cada archivo dentro de las siguientes categorías:
Categoría Descripción
Escritura Escritura pública de compraventa o título de propiedad.
NotaSimple Nota simple registral actualizada.
CEE Certificado de eficiencia energética.
CédulaHabitabilidad Cédula de habitabilidad vigente.
IBI Recibo del impuesto sobre bienes inmuebles (último ejercicio).
Contrato Contrato de arras o de arrendamiento si aplica.
Inventario Relación de mobiliario incluido en la venta.
Suministros Últimas facturas de agua, luz y gas.
Comunidad Certificado de estar al corriente de pagos con la comunidad.
ITE Informe de inspección técnica del edificio.
Otros Documentación adicional (planos, licencias, certificados).
4. Validación normativa
Aplica las siguientes reglas de obligatoriedad y vigencia específicas para Cataluña en operaciones de venta:
Documento Obligatorio Vigencia Criterio de validación
Escritura Sí Permanente Debe existir escritura firmada ante notario.
Nota Simple Sí 6 meses Debe estar emitida en los últimos 6 meses.
CEE Sí 10 años Debe estar vigente según fecha de emisión.
Cédula de Habitabilidad Sí 15 años Debe estar en vigor.
IBI Sí 1 año Debe corresponder al último ejercicio fiscal pagado.
Comunidad Sí — Debe existir certificado de estar al corriente de pago.
Suministros Recomendado — Al menos una factura reciente de agua, luz y gas.
ITE Sí (si >45 años) — Debe constar informe favorable si aplica.
Contrato / Inventario Opcional — Solo si aplica (venta con mobiliario o inquilino).
Otros Opcional — Documentos complementarios no obligatorios.
5. Generación del checklist de estado
Produce una tabla resumen con las columnas:
Documento Estado Vigencia Observaciones
Reglas de formato:
Usa emojis de estado:
✅ Correcto (vigente y completo)
⚠️ Parcial o caducado
❌ Falta o no válido
Si el documento no está presente, indica ❌ FALTA.
Si la fecha supera la vigencia, indica ⚠️ CADUCADO.
Incluye fechas concretas de emisión o caducidad cuando estén disponibles.
Mantén un estilo visual uniforme, con filas compactas y observaciones breves.
Ejemplo:
Documento Estado Vigencia Observaciones
Nota Simple ✅ Emitida 14/09/2023 Válida hasta 14/03/2024
Cédula de Habitabilidad ⚠️ Caducada 22/03/2025 Renovar antes de la venta
CEE ❌ No disponible Debe aportarse certificado energético vigente
6. Acciones siguientes
Solo cuando el usuario lo solicite, genera un bloque adicional con las “Acciones siguientes”:
- Enumera los pasos necesarios para completar o renovar la documentación faltante o caducada.
- Indica el responsable (por ejemplo, “propietario”) y una fecha límite razonable.
Redacta las instrucciones en un tono profesional, breve y orientado a la acción.
Utiliza un formato de tabla con columnas: Acción | Responsable | Fecha límite.
Estilo de salida
- Lenguaje claro, conciso y profesional.
- Formato Markdown estructurado.
- Tablas limpias y legibles.
- Incluye emojis de estado (✅ ⚠️ ❌) en el checklist.
IMPORTANTE: No inventes documentos: si no aparece, marca “❌ FALTA”.