En el día a día digital, vivimos en una vorágines de reuniones. Tanto que a menudo es imposible asistir a todas. 📈💼
Y de hecho, no siempre debes asistir a todas, como te cuento en el Bonus💡
Ya sea por otros compromisos o simplemente por un conflicto de horarios, faltar a una reunión importante puede ser frustrante. Pero Outlook ha sacado una nueva funcionalidad: la opción «Seguir», que te ayuda a estar al tanto de todo lo que ocurre en esas reuniones a las que no has podido ir.
Esta funcionalidad está en despliegue así que puede se que todavía tardes un poco en verla disponible, info oficial aquí.
Sí ✔️/ No ❌ / Quizás ❓/ Seguir 👁️
Ahora cuando recibas una convocatoria de reunión además de las opciones de Sí / No y Tal Vez, tendrás una opción nueva, que se llama Seguir.
Aparecerá en el mismo lugar que las otras opciones, en el correo de la convocatoria:
Y también con el botón derecho en la convocatoria del calendario:
Esta nueva opción, disponible en el Nuevo Outlook y Outlook Online, aparecerá cuando haya dos o más asistentes y cuando el organizador haya solicitado una respuesta a la invitación de la reunión.
Entonces, ¿qué pasa exactamente cuando respondes a una reunión con la nueva opción Seguir?
Cambios para el asistente
Cuando decides seguir una reunión, la reunión se marcará como «libre» en tu calendario, así que puedes acceder a los detalles en cualquier momento. Y además tendrá una marca de «Siguiendo» para que tengas claro cuáles has solicitado esta opción.
Y también podrás acceder al chat de la reunión en Teams y ver las notas de la reunión. Si el organizador ha grabado la reunión, podrás acceder a la grabación y al resumen una vez que la reunión haya terminado.
En una próxima actualización, se te notificará automáticamente cuando el resumen de la reunión esté disponible.
Y la opción de respuesta «Tal vez» no ha desaparecido por completo. Aún puedes responder con Provisional haciendo clic en los tres puntos.
Cambios para el organizador
Si eres quien ha organizado la reunión, recibirás respuestas por correo electrónico indicando quién ha decidido seguir la reunión. Y en la lista de Seguimiento vemos los que están Siguiendo la reunión
Esta función solo está disponible en el nuevo Outlook para Windows y Outlook en la Web. Si el organizador usa la versión clásica de Outlook, Outlook para Mac o Outlook en móviles, la respuesta aparecerá como Provisional.
Solicita respuestas
- Asegúrate de solicitar respuestas y no ocultar la lista de asistentes para que todos puedan ver quiénes están siguiendo la reunión.
Graba la reunión
Al comienzo de la reunión, Teams te recordará grabarla. Todos los asistentes, incluidos los que siguen la reunión, podrán acceder a la grabación y transcripciones a través de Outlook y Teams.
Resumen de esta funcionalidad
| Organizador | Asistente |
|---|---|
| Recibe tu respuesta Recibe tu respuesta indicando que no podrás asistir, pero quieres estar informado. ¡Así de fácil! ✉️ | Acceso a la grabación y transcripciones Aunque no asistas, podrás ver la grabación y leer las transcripciones. 🎬📜 |
| Aviso para grabar la reunión Recibe un aviso para grabar la reunión y tomar notas de colaboración en Teams. 🎥📝 | Calendario libre Tu calendario mostrará que estás libre, pero seguirás teniendo acceso a la reunión y al chat. 📅💬 |
Bonus: ¡Notas automáticas con Copilot! 💡
Si tienes Copilot para Microsoft 365, hay buenas noticias para tí y para tu equipo. Porque cuando entres al detalle de la reunión, podrás ver no solo las grabaciones y transcripciones, sino también a las notas con los puntos clave discutidos y, ¡atención! las menciones que te han hecho.
Esto aparecerá en el chat de la reunión:
Y esto cuando entres en el resumen:
Una buena práctica para ser más eficientes es tener acuerdos en los equipos para decidir quién debe asistir a cada reunión. Así, todo el mundo puede enfocarse en sus tareas más importantes y el resto basta con que puedan consultar .
Eso sí, es fundamental contar con una agenda clara de la reunión, ¡pero eso ya da para otro post sobre nuevas formas de trabajar! 🚀📝🤖
¡Y eso es todo! Ahora ya sabes cómo mantenerte al tanto de las reuniones importantes aunque no puedas asistir. 🌟
¿Tienes alguna pregunta o sugerencia? Te leo en los comentarios! 💬
