Con la llegada de Copilot Studio y la posibilidad de que cada vez más personas puedan crear sus propios agentes dentro de Microsoft 365, aparece una nueva necesidad: la gobernanza.
Porque sí, está genial que cada equipo pueda tener sus propios asistentes de IA que respondan preguntas, ejecuten tareas o integren sistemas. Pero… ¿qué pasa cuando cada uno empieza a crear el suyo sin control? 🤯
Aquí te cuento cómo enfocar la administración de estos agentes de forma segura, estructurada y eficiente. Una mezcla de lo que propone Microsoft en su whitepaper oficial y su último post en Tech Community sobre “Empowering Agent Innovation with Confidence”.
👤 ¿Quién está creando agentes?
No todos los usuarios son iguales. Microsoft identifica tres perfiles principales:
- Usuarios finales: crean agentes básicos para automatizar tareas propias, sin tocar nada técnico.
- Makers (creadores): usan Copilot Studio para crear agentes que interactúan con varios datos o servicios.
- Desarrolladores: construyen agentes complejos con código, integraciones y flujos personalizados.
Cada uno tiene un nivel distinto de riesgo y de impacto, y eso requiere controles diferentes según el perfil.
🛠️ ¿Qué puedes controlar?
La gobernanza se estructura en tres tipos de controles:
1. Controles sobre la herramienta
Puedes limitar qué funcionalidades están habilitadas. Por ejemplo, bloquear el uso de conectores premium o restringir el acceso a ciertos entornos.
2. Controles sobre el contenido
Aplicando políticas de Data Loss Prevention (DLP) y etiquetas de sensibilidad puedes evitar que un agente acceda o procese datos confidenciales.
Ejemplo: impedir que un agente pueda leer correos con datos personales marcados como “alto secreto”.
3. Controles sobre el ciclo de vida
Desde saber qué agentes existen y quién los usa, hasta poder eliminarlos, monitorizarlos o moverlos entre entornos.
🧩 Herramientas que necesitas conocer
📍 Microsoft 365 Admin Center
Desde ahí puedes gestionar permisos, aprobar o rechazar agentes, e incluso usar la vista de Apps Integradas para tenerlos todos localizados.
🧩 Power Platform Admin Center (PPAC)
Permite:
- Aplicar políticas DLP y etiquetas.
- Configurar qué conectores pueden usarse.
- Segmentar por entornos: desarrollo, pruebas, producción.
- Supervisar todo el ciclo de vida del agente.
Más info aquí 👉 documentación oficial de PPAC
🔐 Microsoft Purview
Ideal para organizaciones que necesitan un nivel alto de cumplimiento. Incluye:
- Auditoría completa
- eDiscovery
- Gestión del ciclo de vida
- Monitorización de riesgos internos
🚀 ¿Cómo empezar a desplegar agentes con control?
Microsoft propone un enfoque en tres fases, ideal para organizaciones que quieren adoptar esta tecnología de forma gradual y segura. Aquí tienes los 10 pasos recomendados, agrupados por fase:
🔸 Fase 1: Crear equipo de campeones
- Identifica un grupo piloto de usuarios avanzados (“champions”) con interés y capacidad para liderar la adopción.
- Asigna licencias de Copilot y asegúrate de que tengan acceso a Copilot Studio y las herramientas necesarias.
- Configura un entorno controlado (por ejemplo, un entorno de desarrollo en Power Platform) para hacer las primeras pruebas.
🔸 Fase 2: Formar y probar
- Organiza sesiones de formación para que los equipos aprendan a usar Copilot Studio y comprendan las responsabilidades asociadas.
- Activa funcionalidades gradualmente, empezando por departamentos o casos de uso específicos.
- Crea y publica agentes piloto, midiendo su eficacia e impacto en los procesos.
- Establece un Centro de Excelencia (CoE) que defina buenas prácticas, valide agentes y dé soporte continuo.
🔸 Fase 3: Despliegue con control
Configura alertas y paneles de supervisión para detectar incidentes, comportamientos de riesgo y uso ineficiente.
Permite la creación distribuida, dando más autonomía a distintos equipos, pero con reglas claras.
Activa el consumo medido, especialmente si usas modelos de pago por uso, para mantener el gasto bajo control.
✅ Recomendaciones finales
- No temas poner límites: la gobernanza no va en contra de la innovación, al contrario, la habilita de forma segura.
- Cuida el quién y el cómo: no todo el mundo debería poder crear y publicar agentes sin pasar ciertos filtros.
- Empieza en pequeño: crea un grupo piloto, mide resultados y escala con lo aprendido.
📎 Recursos útiles
- Whitepaper oficial: Agent Governance in Microsoft 365 (PDF)
- Artículo en Tech Community: Empowering Agent Innovation
- Documentación de Copilot Studio
- Centro de administración de Power Platform
Espero que esta guía te ayude a tener claro por dónde empezar para que la innovación con agentes en Microsoft 365 no se convierta en un caos.
¿Estás gestionando esto ya en tu organización? Cuéntame cómo lo estás abordando o si te interesa una plantilla o checklist para empezar.